L’audit rappresenta uno strumento fondamentale per garantire la conformità e il rispetto degli standard in ambito aziendale. Che si tratti di verifiche legali, ambientali o giuslavoristiche, la preparazione dei documenti è un passaggio cruciale per affrontare ogni ispezione con successo.
In questo articolo, esploreremo le principali tipologie di audit, i documenti più frequentemente richiesti e una checklist essenziale per assicurarti di essere sempre pronto. Prepararsi in modo efficace non solo evita la non conformità, ma rafforza la reputazione e l’affidabilità della tua azienda.
Che tu sia una grande azienda o un piccolo fornitore, questo approfondimento ti guiderà verso una gestione consapevole e strategica dell’audit.
“Gentile Azienda, con la presente le annunciamo la finestra di audit pre-annunciato, dal 1 gennaio 2025 al 7 aprile 2029. Cordiali saluti”
Sì, forse non va proprio così, abbiamo un po’ esagerato. È un dato di fatto però che l’attività di audit sta diventando sempre più centrale nella gestione delle relazioni tra brand e fornitori. Negli ultimi mesi, i controlli si sono intensificati, coinvolgendo non solo le aziende più strutturate, ma anche i piccoli fornitori, spesso impreparati ad affrontare una verifica. Per queste realtà, ricevere una notifica sull’arrivo di un’ispezione può essere fonte di stress e preoccupazione.
Oggi, l’audit non riguarda più solo il rapporto diretto tra brand e fornitore: l’attenzione si è estesa anche alla documentazione e ai sub-fornitori. L’obiettivo è mappare e monitorare l’intera catena di fornitura, garantendo conformità in ogni fase del processo. Questo controllo approfondito è essenziale per mantenere alti standard di qualità e prevenire gravi non conformità che potrebbero portare all’esclusione dalle partnership commerciali.
Cos’è un audit?
L’audit è quello strumento attraverso il quale si esercita un’attività di controllo, monitoraggio ed ispezione a 360 gradi nei confronti dell’organizzazione che lo riceve.
Nello specifico, l’auditor andrà a verificare, tramite l’ausilio di uno o più responsabili aziendali e l’annessa documentazione, le conformità ambientali, legali, giuslavoristiche, di sicurezza dell’intera organizzazione, annotando eventuali non conformità che possono essere minori (minor) oppure gravi (major). Il tutto confluisce in un verbale di fine audit che illustra gli esiti finali e gli eventuali piani di rientro delle non conformità, da completarsi entro una determinata tempistica verificata attraverso un nuovo audit di follow-up.
L’audit può essere svolto direttamente dal brand tramite i collaboratori preposti a tale funzione, oppure da un ente certificato che svolge l’attività per conto del brand stesso.
Nel caso in cui l’azienda non serva direttamente il brand, facendolo indirettamente tramite un altro attore, è probabile che sia quest’ultimo l’incaricato all’audit: è uno di quei casi prima menzionati in cui l’ispezione non termina al fornitore diretto, allargandosi per l’appunto anche ai sub-fornitori coinvolti nell’attività di outsourcing.
Che sia promosso direttamente dal brand o da altri soggetti, in base al “quando” si svolgerà l’attività ci sono 3 tipologie principali di audit:
- Audit a data certa 🡪 viene comunicata una data e orario certo in cui si svolgerà l’attività.
- Audit all’interno di finestra pre-annunciata 🡪 viene comunicato un intervallo di giorni (spesso qualche settimana) in cui si effettuerà l’attività.
- Audit a sorpresa 🡪 non viene comunicato nulla, semplicemente può accadere che l’auditor si presenti quel determinato giorno senza aver concordato preventivamente l’incontro.
Dal punto di vista del contenuto, possiamo invece distinguere 2 tipologie principali:
- Global audit 🡪 spesso svolto all’inizio di una collaborazione, o comunque all’interno di una periodicità più ampia, è il tipo di audit più impegnativo.
Può durare anche più di un giorno, si analizzano moltissimi documenti aziendali di vari ambiti e uffici competenti, e spesso è condotto da almeno 2 auditor.
- Follow-up audit 🡪 segue il global, e come già accennato in precedenza qui il focus è tutto sulle non conformità riscontrate al precedente audit.
Proprio a causa della sua selettività, spesso è svolto da remoto e consta nel solo invio della documentazione che certifica l’attuazione del piano di rientro.Infine, prima di vedere la checklist della documentazione solitamente richiesta, ecco un’utile roadmap cronologica sullo sviluppo dell’audit:
Prepararsi all’audit: la checklist dei documenti
Non è che in sede di audit viene sempre analizzata l’intera documentazione sotto elencata, altrimenti un audit durerebbe 5 giorni!
Tuttavia questi sono i documenti solitamente o maggiormente richiesti, è bene conoscerli e saperli in anticipo per evitare brutte sorprese il giorno dell’ispezione.
Le aree in cui ricade la documentazione sono 5:
- Informazioni di carattere generale
- Documenti di salute e sicurezza sul luogo di lavoro
- Documenti di conformità giuslavoristica
- Documenti di conformità ambientale
- Informazioni di carattere produttivo-commerciale
1. Informazioni di carattere generale
Fra le informazioni di carattere generale, spesso richieste già in concomitanza del meeting iniziale, le più comuni sono:
- Visura camerale
- Documento Unico di Regolarità Contributiva (DURC)
- Bilancio depositato ultimo esercizio (raramente, ma a volte può capitare che venga richiesto)
- Informazioni generali sulla storia dell’azienda, come è nata, come si è sviluppata, eventi degni di nota
- Eventuali ispezioni di enti pubblici ricevute in azienda con relativi verbali
2. Documenti di salute e sicurezza sul luogo di lavoro
È una parte molto corposa dell’intero audit, la documentazione inerente riguarda principalmente tutti i vari adempimenti che il D.Lgs. 81/2008 (Testo Unico sulla Sicurezza nei Luoghi di Lavoro) richiede ai datori di lavoro.
Alcuni ulteriori documenti sono specifici di determinati settori merceologici: si pensi ad esempio all’utilizzo di particolare materiale chimico all’interno delle aziende galvaniche o di verniciatura.
Qui saranno analizzati solamente quelle più generali, e quindi applicabili tendenzialmente a chiunque.
E quindi:
- Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) 🡪 può essere analizzata in modo minuzioso anche la congruità fra valutazione del rischio specifico e mansione del singolo lavoratore
- Nomina del medico competente
- Verbale di sopralluogo e riunione periodica
- Visite di idoneità alla mansione 🡪 sia all’atto dell’assunzione che periodiche
- Verbali di prove di evacuazione
- Cruscotto infortuni
- Attestati formazione generale sulla sicurezza e relativi rinnovi periodici
- Piano d’emergenza con relative nomine
- Nomine, formazione e attestati delle varie figure addette alla sicurezza (RLS, RSPP, preposti, squadre d’emergenza)
- Formazione e attestati di particolari figure professionali (carrellisti)
- Verbale di consegna dei Dispositivi di Protezione Individuale (DPI)
- Cassette di primo soccorso
- Documento Unico di Valutazione dei Rischi Interferenti (DUVRI)
3. Documenti di conformità giuslavoristica
Anche questa è una parte che può comprendere molta documentazione. Ancor più a seconda del numero dei dipendenti impiegati e delle casistiche presenti in azienda.
- Mappatura del personale impiegato 🡪 elenco nominativo diviso per qualifica, mansione, livello di inquadramento e tipologia contrattuale
- Elenco lavoratori in somministrazione
- Elenco lavoratori cessati (per dimissioni o licenziamento)
- Lettere di assunzione e moduli unilav
- Copia degli ultimi cedolini paga con evidenza del bonifico di pagamento
- Elenco lavoratori in apprendistato con relativo piano formativo individuale e registro della formazione
- Documentazione riguardante procedimenti disciplinari
- Copia e minimi tabellari del CCNL applicato in azienda
- Prospetto informativo e assunzioni delle categorie svantaggiate (ad esempio soggetti con disabilità)
- Copia del permesso di soggiorno per i lavoratori interessati
- Evidenza delle modalità di registrazione dell’orario di lavoro
- Saldi delle ore di straordinario effettuato e del monte ferie/permessi accumulati
- Interviste individuali e/o di gruppo ad un campione di dipendenti
- Eventuali contratti collettivi di secondo livello e/o piani welfare aziendali e/o regolamenti aziendali
- Deleghe sindacali e RSU interne
- Eventuale codice etico aziendale oppure sottoscrizione di quello adottato dal brand
4. Documenti di conformità ambientale
Questa è una delle sezioni più “individuali”, nel senso che a seconda delle specifiche merceologiche del settore e delle caratteristiche del sito produttivo, può presentare un tipo di documentazione maggiormente particolareggiata.
Fra le più generiche ci sono:
- Planimetrie
- Conformità impiantistiche (impianti idraulici, elettrici, industriali a livello generale)
- Verbale di verifica di messa a terra
- Verbali di manutenzione degli impianti e delle apparecchiature di emergenza
- Registro dei rifiuti e modalità di gestione del rifiuto (sia ordinario che nocivo)
- Certificato di Prevenzione Incendi (CPI)
- Uscite di emergenza
- Compartimentazione delle sostanze sversanti
- Schede tecniche di utilizzo e manutenzione delle apparecchiature meccaniche e chimiche
- Esposizione in azienda della cartellonistica competente
- Eventuale evidenza di utilizzo di energie green
- Autorizzazioni nell’utilizzo di determinate sostanze e prodotti
- Sistema di video-sorveglianza con annesse le autorizzazioni necessarie
5. Informazioni di carattere produttivo-commerciale
A volte capita che l’auditor chieda informazioni non solo di conformità legale, ma anche di natura produttivo-commerciale.
Sono informazioni spesso legate all’interesse del brand per cui sta svolgendo l’attività, e fra le principali ci sono:
- Incidenza % del fatturato del brand rispetto al fatturato totale
- Eventuale elenco dei subfornitori utilizzati per le commesse assegnate dal brand
- Copia di distinte e schede tecniche su lavorazioni commissionate dal brand
- Valore di produttività media (numero pezzi prodotti / lavorati medi al mese)
- Presenza di assicurazioni che tutelino rischi di varia natura sui prodotti in lavorazione
- Utilizzo di eventuali corrieri esterni all’azienda per il trasporto della merce
Prepararsi a un Audit: conclusioni e qualche suggerimento
Sicuramente non è facile rispondere ad un’attività di auditing completo e professionale.
Tuttavia l’audit deve esser visto anche come un’opportunità di crescita, di migliore organizzazione, di preparazione ottimale nei confronti di ogni aspetto documentale dell’attività d’impresa.
Per presentare al mercato un’organizzazione solida, sana e veramente moderna.
Alcuni utili suggerimenti finali:
- Se credi di averne bisogno, fatti assistere da un professionista durante l’audit. Sono molte le aziende che chiedono il supporto del proprio commercialista o del consulente del lavoro, è del tutto normale.
- Non rifiutare mai un audit a sorpresa, potresti finire nella black list del brand.
- Sii sempre pronto a ricevere un audit. Tutta la documentazione vista deve essere sempre disponibile e custodita in azienda per disposizione di legge, che ci sia o meno un audit. Se tieni presente questo, sarai sempre pronto.
- Considera l’audit come un’opportunità di crescita e gli auditor come dei “consulenti” che sono lì per farti migliorare. Se fai muro, troverai solo muro.
- Collabora con gli auditor, se in qualcosa non sei pronto al 100% comunicalo con onestà. Le aziende perfette non esistono, e ci sono alcuni ambiti documentali in cui, anche per contingenze esterne, è normale non essere sempre perfetti. Gli auditor lo sanno e non sono lì per “bollare” la tua organizzazione, bensì per marchiare quelle sole mancanze che sono veramente gravi ed inaccettabili.
- Sii sempre ben disposto e professionale. Ricorda che in quel momento stai rappresentando l’immagine della tua azienda all’esterno!
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